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成功的时间管理

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——让自己的每一分钟做最有生产力的事

  一、浪费时间的症状

  ●办事拖拉●会议冗长●不速之客闯入

  ●电话干扰●经常加班加点●穷于应付突发事件

  ●上班漫谈、聊天●交待不清,事情做错●不敢拍板,等指示

  ●不考虑事情过于复杂●主管事必亲躬●完美主义办事

  ●不考虑轻重缓急●凭记忆办事●主办人员迟到

  ●同样的错误总是一而再、再而三地出现

  二、时间管理方法

  (一)有效的时间管理

  1.记录自己的时间,以认清时间耗在什么地方;

  2.管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间;

  3.集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段。

  (二)第二象限分类法

  1.重要、紧急

  2.重要、不紧急

  3.不重要、紧急

  4.不重要、不紧急

  1.将自己工作按轻重缓急分类;

  2.把时间用在第二象限内,是最合理的。

  3.不要把重要的事情拖到紧急情况下去做,这样你的效率将大幅度下降;

  4.花大量时间去做第四象限内的事情的人,需要清除到团队之外。

  5.重新调整自己的时间安排,更有效地工作。不要被第三象限的事情经常打饶。

  三、时间管理策略与技巧

  (一)工作事先作计划:

  1.每天将自己要完成的六价最重要的事情罗列出来。

  2.周、月、季、年的计划要提前安排。

  (二)技巧

  1.养成记录自己实际耗用时间的习惯,一般是当时做出记录,不得已可事后回忆补记。

  2.应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册,以备分析检查或查阅待办事项。

  3.在办公场所的挂历、台历或记事本上,标注当天或预定工作计划或约会,以备遗忘,也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。

  4.设身处地考虑自己是否浪费别人时间,或对别人有无帮助,如情况消极应及时纠正。

  5.如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做,则应及时转交他人。

  6.找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因,并改正。

  7.重点克服“办事拖延”的鄙习,立即行动!据调查分析,办事拖延居于浪费时间的首位。

  8.避免企业领导应酬活动过多,疲于奔波,导致集中在生产经营管理上精力过少。

  9.尽量授权。

  10.规定午餐接待不得宴请,而用工作餐,不宜饮酒,省时又省钱,以利于下午工作;

  11.挤出成块时间,集中处理几件大事。

  12.做好对行文和会议的管理,砍掉“文山会海”。不该发的文不发,不该开的会不开,提高行文和会议效率。

  13.做好电话、电脑管理,严防这些设备成为“耗时、耗钱的工具”和成为员工的“漫游空间”,应制定一整套有针对性的管理制度,并加强监管。

  14.改善信息沟通,建立灵敏、及时、可靠、准确的沟通机制,防止员工耗费更多时间去打听小道消息。

  15.根据个人生活规律,选择每天精力最充沛、思想最集中的时间,去处理最重要的事情,达到事半功倍的效果。

  16.注意劳逸结合,不打疲劳战。

    

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